Тайм-менеджмент – искусство управления своим временем
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент –технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием.
К нам тайм-менеджмент пришел относительно недавно, но уже успел
распространиться на бизнес, логистику, производства и даже на такие, казалось бы, неспособные подчиниться ему отрасли человеческой деятельности, как искусство и творчество. Суть же его, не вдаваясь в бесконечные определения, сводится к тому, что каждый, кто хочется добиться хоть какого-то успеха, должен в первую очередь научиться управлять своим временем, заставив это время работать на себя.
10 правил тайм-менеджмента
1. Всегда четко знайте, к какой цели вы идете. Пусть это будет не
глобальная всеохватывающая цель, а что-то небольшое-промежуточное и для кого-то совершенно неважное. Помните, для вас не бывает второстепенных целей, а потому любая из них должна быть достигнута в максимально короткое время и с минимальной затратой усилий, только в этом случае вы будете двигаться вперед, а не топтаться на месте. Всегда ясно и максимально развернуто определяйте цели на ближайший день. Неделю. Месяц. Мало того, обязательно расписывайте все то, что вы должны сделать, чтобы добиться той или иной цели.
2. Учитесь вести деловой дневник, посвящая ему как минимум полчаса
каждый вечер. Мы уже упомянули о целях, которые будут записаны вами (как и способы их достижения) именно в него. Но кроме них в вашем дневнике должны быть отмечены все ваши ежедневные дела: телефонные звокни, встречи и т.д. И не просто отмечены – вы должны относить каждому из них к какому-то четко определенному времени. Только тогда вы сможете успеть осуществить их все.
3. Если вы что-то не успели сделать сегодня, то начните расписание
планов на завтра с незавершенных вами дел. Если же по каким-то не зависящим от вас причинам подобная запись повторится 3-4 раза, решите, так ли важно дело, которое вы не могли выполнить так долго, и не стоит ли забыть о нем навсегда?
4. Всегда четко рассчитывайте время, которое вам нужно для того,
чтобы добраться на ту или иную встречу, переговоры, а так же то, как много времени займут эти встречи. И всегда будьте готовы к тому, что какие-то дела займут у вас больше времени, чем вы рассчитывали. В этом случае, не паникуя и не расстраиваясь, вычеркните из списка предстоящих вам на сегодня дел наименее важное, чтобы не нарушить весь остальной график.
5. Если вы работаете в жесткой связке с другими людьми
(подчиненными, исполнителями и компаньонами), обязательно дайте себе четкий ответ: на какие профессиональные качества каждого из них вы можете рассчитывать, насколько каждый из них пунктуален, а также просчитайте вероятность того, что кто-либо из них может вас подвести. Помните, что если сделка или какое-то дело сорвалось по вине вашего компаньона или сотрудника, то в этом виноваты в первую очередь вы, потому что не смогли учесть подобной возможности.
6. Но не спешите в желании сделать все как можно лучше, взвалить все
дела на себя. Помните, что при надлежащем подходе и отсутствии завышенных требований вам может быть полезен каждый член вашего коллектива. Потому оставьте себе ту работу, которую не сможет сделать никто, кроме вас, передав менее важные функции своему окружению.
7. Никогда не назначайте встречи через вторых лиц, даже если вы
считаете, что ваш помощник или ваша секретарша обладают памятью автоответчика. Потому сделайте для себя обязательной привычку не только самому обо всем договариваться, но и обязательно перезванивать перед каждой встрече тому, с кем вы хотели встретиться. Лучше узнать сразу, что он не приедет, чем потратить столь ценное время на ненужное ожидание.
8. Учитесь деловой манере беседы, так как ничто не забирает у нас
столько времени, как разговоры ни о чем. Пусть каждое ваше предложение будет четким, коротким и емким. Знайте, как только собеседник ощутит и оценит вашу манеру ведения переговоров, он почти тут же проникнется ею, так как люди по натуре своей склоны к подражательству, и потому даже самый отпетый болтун будет вынужден разговаривать так же как вы – без лишних слов и не отклоняясь от темы.
9. Научитесь никогда ни от кого не зависеть. Фраза «подожди, я
подвезу тебя» — не для вас. Экономьте время на передвижении, отказавшись от мыслей о комфорте и пафоса, выбирая между сидением дорогого авто, стоящего в пробке и метро, всегда выбирайте последнее.
10. И помните – в сутках всего 24 часа и всего 8-10 из них должно быть
отведено на работу. Стоит вам увеличить срок своего рабочего дня, и вы просто сгорите. А потому правило «номер 10» звучит так – умейте сказать себе «хватит», не загоняйте себя до изнеможения, депрессии и полного выгорания мозга. Только при этом условии каждый ваш новый день будет проходить с максимальной отдачей.
Предлагаем вашему вниманию информационный список литературы для идеологов, по теме «Тайм-менеджмент – искусство управления рабочим временем».
Книги:
- Беляев, В. Основы менеджмента на транспорте / В.М. Беляев, Л.Б. Миротин, А.К. Покровский. – Москва : Академия, 2010. – 320 с.
- Беляцкий, Н. Управление персоналом / Н.П. Беляцкий. – 2-е изд. – Мінск : Современная школа, 2010. – 448 с.
- Брасс, А. Менеджмент: наука и практика конструктивного руководства / А. Брасс. – Минск : Современная школа, 2006. – 192 с.
- Воробьев, И. П. Экономика и управление организацией (предприятием) / И.П. Воробьёв. – Минск : Издатель Квилория В.Т., 2014. – 372 с.
- Гайнутдинов, Э. Производственный менеджмент / Э.М. Гйнутдинов, Л.И. Поддерегина. – Минск : Вышэйшая школа, 2010. – 320 с.
- Глухов, В. Менеджмент / В.В. Глухов. – СПб. : Питер, 2009. – 608 с.
- Гончаров, В. И. Основы менеджмента / В. И. Гончаров. – Минск : Современная школа, 2006. – 281 с.
- Денисова, Г., Г. Управление компанией / Г. Г. Денисова. – Минск : Четыре четверти, 2009. – 144 с.
Периодические издания:
- Булахова, З. Реализация функций управления – условие успешности руководителя / З. Булахова // Адукацыя і выхаванне. – 2015. — № 6. — С. 13—17.
- Воронов, А. Готовность государственных служащих к принятию управленческих решений / А. И. Воронов // Проблемы управления. – 2015. — № 2. — С. 138—142.
- Ганчерёнок, И. Развитие электронного управления в Республике Беларусь: вызовы и решения / И. И. Гончеренок, Е. В. Дашкевич // Проблемы управления. – 2015. — № 3. — С. 50—54.
- Дяченко, Н. Прогнозирование как базисный фактор формирования эффективных управленческих решений / Н. П. Дяченко // Проблемы управления. – 2015. — № 1. — С. 104—107.
- Казакевич, М. Компетентностный подход в управлении персоналом учреждения образования / М. А. Казакевич // Веснік адукацыі. - 2015. — № 7. — С. 12—18.
- Лазарева, Т. Управление персоналом : в Беларуси разработан первый HR-стандарт / Т. Лазарева // Аргументы и факты. – 2015. – 23 июня. – С. 12.
- Митрахович, О. Современные проблемы оценки персонала в системе управления организацией / О. А. Митрахович // Проблемы управления. – 2015. — № 3. — С. 121—125.
- Трусь, А. Технологические и психологические аспекты эффективной самоорганизации и тайм-менеджмента руководителя / А. А. Трусь, Ю. А. Трусь // Адукацыя і выхаванне. – 2015. — № 11. — С. 37—43.
- Трусь, А. Управление начинается с себя : [эффективный менеджер, самообразование, саморазвитие] / А. А. Трусь // Адукацыя i выхаванне. – 2013. – № 1. – С. 34—40.